Protection de la vie privée et cookies

POLITIQUE EXTERNE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

La loi N° 78-17 modifiée dite Loi Informatique et Libertés, et réglemente l’utilisation des informations relatives à une personne physique en France. La Société BOX BEL FANM est elle aussi directement impactée par cette législation.

Cette législation impose des obligations strictes pour le Dirigeant et les employés quant à la collecte et à l’utilisation que pourra être faite des données relatives à une personne physique et donne des droits aux personnes concernées, personnes dont les données ont été collectées, traitées.

La présente Politique externe relative à la Vie Privée est éditée par BOX BEL FANM, immatriculée au RCS de La ROCHELLE numéro 843 746 553, dont le siège social est situé au 3 impasse Jean MERMOZ 17700 Surgères

Elle a pour objectif d’informer les Personnes concernées de la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées et traitées par le Responsable de traitement.

Le cas échéant, le caractère non obligatoire des données que vous pouvez être amenées à renseigner est indiqué sur les formulaires de collecte par un astérisque. A défaut de réponse, BOX BEL FANM ne sera pas en mesure de traiter votre demande.

DÉFINITIONS

« Données à caractère personnel », «catégories particulières de données», «traiter/traitement», «responsable du traitement», «sous-traitant», «personne concernée» ont la même signification que dans le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;

Constitue un « traitement de données à caractère personnel » toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction ;

Un « fichier de données à caractère personnel » s’entend de tout ensemble structuré et stable de données à caractère personnel accessible selon des critères déterminés, que cet ensemble soit centralisé, décentralisé ou réparti de manière fonctionnelle ou géographique;

Les « Destinataires » désignent toute personne habilitée à recevoir communication des données qu’il s’agisse ou non d’un tiers autres que le Client, le sous-traitant ou les autorités publiques dans le cadre d’une mission d’enquête particulière ;

Les « Tiers » désignent toute personne placée sous l’autorité directe du responsable de traitement ou du sous-traitant, autorisée à traiter les données à caractère personnel ;

LES PRINCIPES DE LA RÉGLEMENTATION SUR LA PROTECTION DES DONNÉES

Il faut que trois conditions soient remplies pour que cette législation s’applique :

  • Présence d’informations concernant une personne tel que Nom, Adresse, Date Naissance, Matricule, Numéro de téléphone, Identifiant, etc.
  • Traitement de ces informations tel que la collecte, l’utilisation, l’enregistrement, etc.
  • Figurant dans des fichiers informatiques (Base de données, excel,..) ou classeurs papiers

Lorsque les dispositions relatives à la Protection des données s’appliquent, les principes sont les suivants :

  • Finalité déterminée : Les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que pour un usage défini avant la collecte ;
  • Finalité explicité : les finalités sont compréhensibles par tous et portées à la connaissance des personnes concernées ;
  • Finalité légitime : l’intérêt du responsable de traitement ne doit pas aller à l’encontre de celui de la personne concernée. Les finalités du traitement ne doivent pas aller à l’encontre de la loi ni des droits et libertés fondamentales des personnes ;
  • Minimisation des données : Les données collectées doivent être nécessaires à la bonne marche du traitement. De manière générale elles doivent être proportionnelles à la finalité que poursuit le traitement ;
  • Durée de conservation limitée : les informations ne peuvent être conservées au-delà de la réalisation de la finalité ;
  • Accès restreint aux données : Les données doivent être traitées d’une manière confidentielle et doivent uniquement être divulguées aux personnes habilitées à en prendre connaissance dans le cadre de leurs missions ;
  • Sécurité physique et logique : Compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, le responsable du traitement et le sous-traitant mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins
  • Obligation d’information : Les personnes doivent être informées de l’existence d’une collecte de données les concernant (identité du responsable du traitement, finalité poursuivie, caractère obligatoire ou facultatif des réponses et conséquences éventuelles d’un défaut de réponse, destinataires, droits des personnes et comment les exercer, et, le cas échéant, des transferts de données à caractère personnel envisagés à destination d’un État non membre de la Communauté européenne) ;
  • Droit des personnes : Les personnes disposent de droits issus de cette loi et peuvent demander à avoir accès, de rectifier éventuellement de supprimer ou s’opposer dans certains cas à ce que les données fassent l’objet d’un traitement ;
  • Transfert de données hors Union Européenne : par principe, tout transfert de donnée hors de l’Union Européenne est interdit.

OBJET DE LA PROCÉDURE

La présente procédure a pour objectif d’informer les Personnes concernées de la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées et traitées par le Responsable de traitement.

Elle permet également de définir et garantir les rôles et responsabilités de chacun des acteurs impliqués dans la mise en œuvre de traitements ainsi que les grands principes de protection des données applicables. En outre BOX BEL FANM communique la présente à des fins de transparence sur les traitements mis en œuvre.

PÉRIMÈTRE

Cette procédure s’applique à tout collaborateur ainsi qu’à toute personne, physique ou morale, qui serait amenée à traiter des données à caractère personnel pour le compte de la société BOX BEL FANM .

La procédure est diffusée auprès de toute personne extérieure concernée par les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par les collaborateurs de BOX BEL FANM ou par toute personne ayant légitimement accès aux ressources informatiques de BOX BEL FANM.

IDENTIFICATION DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Conformément aux obligations issues de la loi N°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique, vous trouverez ces informations sous la rubrique mentions légales.

LES RÔLES ET MISSIONS DE CHACUN DES ACTEURS 

Collaborateur 

Tout collaborateur a pour mission de permettre et faciliter le travail du DPO. Il tiendra à disposition de celui-ci, toute information nécessaire dans le cadre de ses missions.

Afin de permettre à BOX BEL FANM de garantir la conformité, l’attention quotidienne et la rigueur de chaque collaborateur est exigée lors de la collecte et l’utilisation de données personnelles, que ces dernières soient informatisées ou manuelles (papier classeur).

En cas de question, s’adresser par courrier électronique à : contact@boxbelfanm.fr

En cas de non-conformité relative à la loi Informatique et Libertés ou à la Règlementation Européenne sur la Protection des Données, la responsabilité d’un collaborateur ne pourra être engagée.

Relais Informatique et Libertés (RIL)

Un RIL sera désigné dans chaque Direction. Le DPO tient à disposition la liste des RIL en place au sein de BOX BEL FANM.

Le RIL aidera le DPO à maintenir et mettre à jour la cartographie des traitements et le registre de manière générale. Il est sensibilisé aux problématiques et principes de protection des données et assure un rôle d’alerte du DPO en cas de constat d’un manquement à la loi Informatique et Libertés ou à la Règlementation Européenne sur la Protection des Données.

En cas de non-conformité relative à la loi Informatique et Libertés ou à la Règlementation Européenne sur la Protection des Données, la responsabilité d’un RIL ne pourra être engagée.

Responsable de Traitement

Le Responsable de traitement s’engage à rencontrer au moins trimestriellement le DPO dans le cadre de ses activités afin d’évaluer ses attentes et besoins, prendre connaissances des éventuelles difficultés rencontrées et analyser et anticiper les projets à venir.

Le Responsable de traitement s’engage à respecter les termes de la lettre de mission signée avec le DPO.

Notamment il s’assure que les compétences du DPO sont régulièrement entretenues et que celui-ci bénéficie d’un budget annuel dédié et de moyens lui permettant d’assurer ses missions (temps consacré à la mission, moyens humains, outils dédiés…).

Le responsable de traitement est responsable de tout manquement à la loi informatique et Libertés qui pourrait être constaté au sein de son organisme. La désignation d’un DPO n’entraîne aucune exonération de responsabilité civile, administrative ou pénale pour le responsable de traitement. Il ne peut sanctionner le CIL du fait de l’accomplissement de ses missions.

Pour mémoire, la CNIL dispose d’un pouvoir de sanction et de contrôle étendue. Elle a la possibilité de sanctionner jusqu’à hauteur de 20 millions d’euros d’amende ou 4% du chiffre d’affaire et de publier ou faire publier les sanctions. Une utilisation non conforme, constitutive d’un délit, peut aussi se traduire par une poursuite pénale avec un risque maximum de 5 ans d’emprisonnement et 300.000 € pour la personne.

 

UTILISATION DE VOS DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL

BOX BEL FANM se conforme aux obligations issues de la loi N°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée le 6 août 2004, dite loi « Informatique et Libertés », ainsi qu’au Règlement Européen à la Protection de Données.

BOX BEL FANM a désigné un Correspondant Informatique et Libertés (CIL) auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et met tout en œuvre pour garantir la conformité des traitements de données à caractère personnel et les droits des Personnes concernées. Ce Correspondant deviendra Délégué à la Protection des Données à partir de mai prochain.

Des traitements sont mis en place sur notre site ont pour finalités de permettre :

      • de nous contacter par formulaire ;
      • l’élaboration de statistiques relatives à la fréquentation du site ;
      • l’insertion de votre formation dans votre agenda Google
      • la gestion des inscriptions à la newsletter
      • Les données collectées par BOX BEL FANM sont à destination exclusives de BOX BEL FANM Les données traitées dans le cadre d’opérations de prospection avec votre accord ne pourront être conservées plus de 3 ans après le dernier contact émanant de votre part ou dans le cadre de votre opposition. Dans le cadre d’une inscription à une formation, les données sont archivées pendant 5 ans à l’issue de la prestation. les cookies statistiques ne sont pas conservés au delà de 6 mois.

Conformément aux articles 38 à 40-1 de la loi n° 78-17 modifiée du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (dite « Loi informatique et Libertés »), les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, de directives sur vos données après décès (vos données seront supprimées à défaut de directives contraires de votre part) et d’opposition pour motif légitime, que vous pouvez exercer en vous adressant à BOX BEL FANM. Vous pouvez cesser de recevoir nos newsletters en cliquant sur le lien de désinscription présent sur chaque newsletter

 

GESTION DES VIOLATIONS DE DONNÉES

Dans le cas où une violation quelconque de données a été détectée, il appartient au responsable de traitement ou au RIL d’informer le DPO dans un délai de 24 heures à compter de la détection de la violation. Le responsable de traitement ou le RIL indiquera notamment au DPO la détermination de la nature de la violation. Dès réception de l’information, le CIL formulera alors un plan d’actions adapté pour le proposer au responsable de traitement. Après validation par le responsable de traitement ou par le RIL, le DPO réalisera les actions correctives nécessaires et donnera l’information adéquate. Le DPO informera notamment toute personne, dont les données personnelles ont été interceptées de quelque manière par un tiers non autorisé, de l’incident par une notification dans un délai maximal de 72 heures.

GESTION DE VOS RÉCLAMATIONS ET EXERCICE DES DROITS DES PERSONNES

Une procédure de gestion des réclamations et demandes relatives à l’exercice des droits des personnes est annexée au présent document. Celle-ci mentionne notamment les modalités d’exercice, la chaine de traitement et les délais de communication.

Le DPO pilote la gestion des réclamations et demandes relatives à l’exercice des droits des personnes, notamment en étant informé de la réception de chaque demande, du traitement qui y est apporté, et en s’assurant du respect des délais. Un journal des demandes est tenu via APM.

APM permet notamment, par la mise en place de tâches modélisées, de procéder dans les temps et de manière formalisée, à la gestion des réclamations et demandes relatives à l’exercice des droits des personnes. La procédure de gestion des réclamations et exercices des droits des personnes contient également des réponses type.

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement (droit à l’oubli), droit d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité. Vous pouvez également définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

Vous pouvez, pour des motifs tenant à votre situation particulière, vous opposer au traitement des données vous concernant. Sous réserve d’un manquement à aux dispositions ci-dessus, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Le DPO de BOX BEL FANM se tient à votre disposition pour tout renseignement complémentaire quant à l’utilisation de données vous concernant. Merci de lui envoyer votre demande par voie postale à : 3 impasse jean MERMOZ 17700 Surgères ou par courriel à secretariat@boxbelfanm.fr

TRANSFERT DE DONNÉES

Les données à caractère personnel collectées sur le site sont exclusivement réservées à BOX BEL FANM.

BOX BEL FANM se réserve le droit de transmettre les données à caractère personnel des Personnes concernées afin de satisfaire à ses obligations légales, et notamment si elle en était contrainte par réquisition judiciaire.

Par la présente,BOX BEL FANM s’engage à ne pas transférer vos données en dehors de l’Union Européenne. De plus, dans le cas où BOX BEL FANM a recours à des prestataires sous-traitants, ces derniers ont notamment été choisis pour les garanties de sécurité suffisantes qu’ils offraient.

 

GERER LES COOKIES

L’Utilisateur peut configurer son logiciel de navigation de manière à ce que des Cookies soient enregistrés dans le terminal ou, au contraire, qu’ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur. L’Utilisateur peut également configurer son logiciel de navigation de manière à ce que l’acceptation ou le refus des Cookies lui soient proposés ponctuellement, avant qu’un Cookie soit susceptible d’être enregistré dans son terminal.

Pour la gestion des Cookies et des choix de l’Utilisateur, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’aide du navigateur, qui permettra de savoir de quelle manière modifier ses souhaits en matière de Cookies :

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La durée de conservation des cookies est variable selon le type de cookies. Nous utilisons majoritairement cookies qui s’autodétruisent après la fin de la connexion. Il s’agit dans ce cas de cookies dits de session ou de navigation. Un fichier de journalisation nous permet également d’historiser tous les accès à nos pages web ou le téléchargement des différents fichiers disponibles sur nos sites, et ce pendant une durée de 6 mois. Enfin, les informations concernant votre consentement relatif aux cookies est conservé pendant une durée maximum de 13 mois. Les cookies sont utilisés pour un usage interne et ne sont pas accessible à un tiers

VOUS AVEZ DES QUESTIONS ?

Le DPO de BOX BEL FANM se tient à votre disposition pour tout renseignement complémentaire quant à l’utilisation de données vous concernant. Merci de lui envoyer votre demande par voie postale à : 3 impasse jean MERMOZ 17700 Surgères ou par courriel à secretariat@boxbelfanm.fr

PUBLICITÉ ET ACTUALISATION DE LA PROCÉDURE

La présente politique entre en vigueur le 1er avril 2018

Cette procédure fera l’objet d’une actualisation a minima tous les trois ans.